Los ladrones de tiempo son determinadas actividades, situaciones o personas que te hacen desperdiciar tu valioso tiempo. Lo preocupante es que esto sucede porque tú has dado permiso para ello, aunque no seas del todo consciente. Sobre esta situación es necesario actuar para evitar que el tiempo se escape de manera tan improductiva.
Aunque generalmente se llaman ladrones de tiempo, una metáfora más adecuada sería equipararlo con las máquinas de casino. Estas actividades, situaciones o personas, no vienen a ti y roban tu tiempo, como haría un ladrón. Lo que en realidad sucede es que tú, de forma voluntaria, decides gastar tu tiempo en estas actividades, igual que lo harías en una máquina de casino.
Este punto de vista puede ayudarte a tomar conciencia sobre quién es el verdadero responsable de estas pérdidas de tiempo. Si te roban no es culpa tuya y no hay mucho que hacer. Pero si entras en un casino a gastar tu dinero, está claro que eres el responsable.
La ventaja de ser el responsable es que tienes la capacidad de actuar para corregir tu conducta y evitar estas pérdidas de tiempo en futuras ocasiones.
Quiero hablarte de los 9 ladrones de tiempo más frecuentes. Hay algunos que vienen del exterior y otros que son internos, pero en ambos casos tú tienes la capacidad de decidir si van a ocupar parte de tu valioso tiempo o no.
LADRONES DE TIEMPO EXTERNOS
1. Interrupciones
Es uno de los ladrones de tiempo más evidentes. Pueden venir en forma de llamadas, visitas no pactadas, peticiones de ayuda, etc. Cuando te enfrentes a una interrupción es importante que te muestres firme. Recuerda que son ladrones de tiempo externos, pero tú decides si permites que ocupen tu tiempo o no.
Si recibes una de estas interrupciones, valora si es una urgencia que requiere tu atención inmediata. Es importante que lo valores tú y no la persona que interrumpe, porque a criterio del otro es más probable que sea urgente.
Si decides que no es necesario atenderlo en ese momento, rechaza la interrupción, con educación y firmeza. Una manera de evitar que la otra persona se moleste o se preocupe es establecer otro momento en el que atenderás su petición. No es lo mismo decir “ahora no”, que “ahora no, lo vemos a las cinco”.
También puedes poner algunas barreras para evitar estas interrupciones, como apagar el teléfono, cerrar la puerta del despacho, usar auriculares, pedir que en determinados horarios no te interrumpan, etc.
2. Notificaciones
Son similares a las interrupciones, con la diferencia de que casi nunca son urgentes. Hablo del correo, las redes sociales, mensajería instantánea, suscripciones, etc. La clave es recordar que ninguna tarea urgente llega a través de estos medios.
Debes perder el miedo a estar desconectado de estos canales durante algunas horas. Piensa que, si alguien necesita algo urgente de ti, no va a enviar un correo y mucho menos una notificación por redes sociales. Seguro que te llamará por teléfono o irá a visitarte.
Para evitar estos ladrones de tiempo lo más efectivo es silenciar todas las notificaciones, en el móvil y en el ordenador. Ignorarlas es difícil, así que mejor no tenerlas. También deberás resistir la tentación de consultar si has recibido algo. Establece los momentos del día en que revisarás cada canal.
3. Reuniones
Si trabajas con otras personas, necesariamente vas a tener que asistir a reuniones; también con clientes, socios o proveedores. Las reuniones en sí mismas no son ladrones de tiempo, solo cuando se hacen mal.
Para que tus reuniones no se conviertan en ladrones de tiempo debes tener en cuenta dos aspectos:
La forma. Las reuniones deben tener una estructura, con una hora de inicio y una hora de fin. Los temas a tratar deben estar claros y cada persona debe saber qué es lo que debe llevar preparado a la cita. Al finalizar, todos deben salir de la reunión con sus tareas claras; de nada sirve hablar durante dos horas sobre un tema si después no se reparten responsabilidades y tareas.
El contenido. Cuando se acude a una reunión, todos los asistentes deben tener claro de qué se va a hablar. Todo lo demás queda fuera de la reunión. Si surgen asuntos de trabajo, que no están relacionados con el tema de la reunión o que no implican a todos los asistentes, se deberían tratar en otro momento. Por supuesto, los temas personales y la charla banal están totalmente descartados.
4. Urgencias
No podemos controlarlo todo y a veces surgirán asuntos que requieren atención inmediata. El problema es que la mayoría de estas situaciones no son verdaderas urgencias, son ladrones de tiempo. Surgen de una mala planificación, cosas que no se hicieron bien en su momento, errores que no se corrigieron, tareas aplazadas, etc.
Para evitarlo es importante que tengas controladas tus obligaciones y fechas límite. No permitas que una tarea normal se convierta en urgente solo porque olvidaste agendarla.
También debes poner límite a las urgencias de los demás. Recuerda que cada persona es responsable de su propia gestión del tiempo. No sirve de nada que mejores tu organización, si luego debes cargar con la mala gestión de otros.
LADRONES DE TIEMPO INTERNOS
5. Falta de organización
Cuando no tienes una buena organización, el tiempo se escapa por todas partes: pierdes tiempo en decidir cuál es la tarea siguiente; tienes que dejar actividades a medias para atender otras que vencen antes, olvidas plazos y las tareas pendientes se convierten en urgencias. Vives asediado por ladrones de tiempo.
Otro síntoma de la mala organización es la ausencia de objetivos claros. Los objetivos ofrecen una visión de conjunto, determinan el plan de acción y establecen prioridades. Si no los tienes claros, es probable que algunas tareas entren en conflicto y termines confundiendo lo importante con lo urgente.
Lo mejor es dedicar cada día un tiempo a la planificación y seguimiento de actividades. Para neutralizar estos ladrones de tiempo, la agenda se convierte en una herramienta imprescindible para garantizar que lo tienes todo controlado.
6. Procrastinar
Si aplazas de manera habitual las tareas que no te gustan estás tirando piedras contra tu tejado. Sabes que esas tareas no van a desaparecer; aplazándolas solo consigues que se conviertan en urgencias más adelante.
Además, tener estas tareas pendientes, afecta a tu estado de ánimo; hace que te sientas culpable por no hacerlas y genera estrés. Para evitarlo, debes ser firme con tus obligaciones y cumplir con las tareas que te has propuesto. En este post te cuento algunas estrategias para vencer la procrastinación.
7. Aplazar la toma de decisiones
Es similar a la procrastinación, pero menos evidente. En general, tomar decisiones es algo complicado. Implica renunciar a ciertas cosas y siempre existe el miedo a equivocarse. Por ese motivo, muchas veces es tentador aplazar el momento de decidir. El problema es que, mientras no te decides, las dudas siguen rondando tu cabeza y generando estrés.
Por otro lado, las decisiones suelen estar asociadas con realizar una acción determinada; retrasar esta acción puede tener consecuencias negativas con las que deberás lidiar.
Recuerda, una mala decisión es mejor que ninguna decisión. Si te equivocas, puedes rectificar o tomar acciones para limitar los daños. Cuanto más retrases la decisión, menos tiempo tendrás para correcciones.
8. No delegar y no saber decir “no”
Estas dos conductas te roban mucho tiempo y energía. Cuando no delegas algunas de tus tareas y pretendes hacerlo todo, te sobrecargas y te quedas sin tiempo para las tareas que son verdaderamente importantes. Recuerda que hay cosas que otros pueden hacer mejor, más rápido y con menos coste que tú.
No saber decir “no” es igual de desgastante. Te obliga a hacer tareas que no quieres o que no te corresponden. Para evitarlo, debes preguntarte qué es lo que te frena a la hora de rechazar peticiones: ¿temes decepcionar a alguien? ¿que se enfaden contigo? ¿qué te consideren menos capaz?
Trabaja para vencer estos miedos e inseguridades y verás que decir “no” deja de ser tan costoso para ti. Si reduces estos dos ladrones de tiempo, tu productividad te lo agradecerá.
9. Problemas de comunicación
En tu vida personal y en tu trabajo la interacción con otras personas es muy frecuente. Para que estas interacciones no se conviertan en ladrones de tiempo que frenen tu productividad, debes entrenar tus habilidades de comunicación.
En ocasiones, por miedo a incomodar, damos demasiados rodeos o dejamos algunos puntos abiertos o poco claros. El resultado son trabajos mal hechos o incompletos. Esta forma de hablar también puede generar una larga lista de consultas posteriores, que hacen más pesado el trabajo. Para evitarlo, trata de ser claro y específico. Ahorrarás tiempo en la explicación y evitarás consultas innecesarias.
Lo mismo aplica cuando recibes un encargo. Escucha con atención, toma notas si es necesario y no des por finalizada la conversación hasta tener todos los puntos claros. Es mejor resolver las dudas en ese mismo momento.
Conclusión
Ahora que conoces mejor estos 9 ladrones de tiempo, seguro que eres más consciente de la cantidad de tiempo que te hacen perder. Te animo a que pongas en práctica estos u otros consejos para empezar a reducir su impacto.
También es buena idea que reflexiones sobre tu día a día para identificar otros ladrones de tiempo que te estén afectando.
